Procesbeschrijving Veilige Incidentmelding (VIM)

Vanuit de Wet Kwaliteit, Klachten Geschillen Zorg (WKKGZ) is de zorgaanbieder per 1 juli 2016 verplicht om een registratiesysteem en een procedure te hebben voor het veilig intern kunnen melden, registreren en onderzoeken van (bijna)incidenten in de praktijk. Doel is hiervan te leren en incidenten in de toekomst te voorkomen. Veilig incidentmelden (vim) betekent dat de procedure de veilige omgang met de gegevens moet waarborgen.

Een incident is elke onverwachte of onbedoelde gebeurtenis, waardoor de cliënt schade heeft geleden, kan leiden of had kunnen leiden. In het laatste geval gaat het om een zogenoemd bijna-incident, waarbij door het tijdig opmerken van de gebeurtenis kon worden voorkomen dat de patiënt schade leed.

Binnen Psychologenpraktijk Yellow Psychotherapie:

1.  Is een procesbeschrijving aanwezig
2.  Incidenten worden los van het patiëntendossier geregistreerd en bewaard. (Bijna-) Incidenten worden beschreven met datum en plaats. De gegevens worden dusdanig beschreven dat ze niet herleidbaar zijn naar de desbetreffende patiënt. Dit document wordt bewaard op de computer van de praktijkhouder Natasja Hehanussa onder naam ‘VIM formulier Yellow’ onder documenten en is beveiligd met een wachtwoord.
3. Bij de beschrijving van het incident worden de genomen maatregelen naar aanleiding van dit incident en maatregelen om dit incident in de toekomst zoveel mogelijk te voorkomen genoteerd.
4. (Bijna-)Incidenten worden besproken met collega’s en/of binnen intervisie.

De VIM Procedure

De procedure die binnen de praktijk bij een (bijna) incident wordt gevolgd is als volgt:

• Registratie: Behandelaar registreert het (bijna) incident geanonimiseerd in een bestand op haar computer voorzien van plaats en datum;
• Analyse: Behandelaar onderzoekt en analyseert het (bijna)incident;
• Bespreking: Behandelaar bespreekt het (bijna)incident met collega’s tijdens een intervisie;
• Maatregel: De maatregel/oplossing die wordt getroffen wordt vermeld en beschreven. Dit om een dergelijk (bijna)incident in de toekomst te voorkomen.